Overview
Coordinator: Office of the Deputy Registrar: Academic Administration Jobs in Stellenbosch at Stellenbosch University
Duties/Pligte
- Managing diary, email, and appointments.
- Handling correspondence and communications.
- Arranging travel, functions, and events.
- Providing administrative and personal assistant support, including telephonic enquiries, visitor reception (including refreshments) and document preparation.
- Overseeing general office needs, purchasing, and maintenance.
- Ensuring a welcoming office environment.
- Managing operational tasks, including finances, cost centers, budget administration, and reconciliation.
- Managing the interns.
- Preparing/editing reports, agendas, minutes, handling filing, management info gathering, and database maintenance.
- Organising internal/external meetings, tracking follow-up actions, and maintaining electronic/hardcopy files.
- Liaising professionally with Stellenbosch University management, faculty, and staff.
- Responding to enquiries and escalating issues as needed.
- Managing generic and personal email accounts, responding to general enquiries, and guiding students, staff, and external stakeholders.
- Assisting with the coordination of major events such as registration and graduations.
- Performing additional ad hoc tasks as required.
- Bestuur die dagboek, e-pos en afsprake.
- Hanteer korrespondensie en kommunikasie.
- Reël reis, funksies en geleenthede.
- Verskaf administratiewe en persoonlike assistentondersteuning, met inbegrip van telefoniese navrae, ontvangs van besoekers (insluitend verversings) en die voorbereiding van dokumente.
- Hou toesig oor algemene kantoorbehoeftes, aankope en instandhouding.
- Verseker ‘n verwelkomende kantooromgewing.
- Bestuur operasionele take, met inbegrip van finansies, kostepunte, begrotingsadministrasie en rekonsiliasie.
- Bestuur die interns.
- Voorbereiding en redigering van verslae, agendas en notules, hanteer liassering, die insameling van bestuursinligting en instandhouding van databasisrekords.
- Reël interne en eksterne vergaderings, uitvoer van opvolgaksies, en onderhou elektroniese en hardekopie-lêers.
- Skakel professioneel met bestuur, fakulteite en personeel van die Universiteit Stellenbosch.
- Reageer op navrae en eskaleer sake waar nodig.
- Bestuur generiese en persoonlike e-posrekeninge, hanteer algemene navrae en gee leiding aan studente, personeel en eksterne belanghebbendes.
- Ondersteun die koördinering van groot geleenthede soos registrasie en gradeplegtighede.
- Verrig addisionele ad hoc-take soos benodig.
Job Requirements/Pos Vereistes
- A post-school qualification.
- Four-years’ relevant secretarial and / or administrative experience.
- Exceptional verbal and written communication in English, with experience of working effectively in a multi-lingual, multi-cultural environment.
- The ability to convey instructions to individuals and groups clearly and diplomatically.
- Excellent interpersonal abilities, including customer service orientation, diplomacy, emotional intelligence, and integrity. Confidence in engaging at all levels within and outside the University.
- High-level organisational skills, including planning, prioritising, coordination, and multi-tasking.
- The ability to manage changing work requirements and varying volumes of work.
- Aptitude for problem-solving, critical thinking, and handling conflict situations diplomatically.
- The ability to work independently with a high degree of confidentiality, displaying accuracy and meticulousness in tasks.
- Advanced proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and experience with administrative and financial systems. Experience with diary and travel management.
- Flexibility to adapt to shifting work demands and occasional irregular hours.
- Strong ability to work collaboratively within a team and effectively across the organisation.
- Skilled in managing multiple tasks, meeting deadlines, and maintaining accuracy under pressure.
- ‘n Naskoolse kwalifikasie.
- Vier jaar se toepaslike sekretariële en / of administratiewe ervaring.
- Uitstekende mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede in Engels, met ervaring om effektief in ‘n veeltalige en multikulturele omgewing te werk.
- Die vermoë om instruksies duidelik en diplomaties aan individue en groepe oor te dra.
- Uitstekende interpersoonlike vaardighede, met inbegrip van ‘n kliëntediensgerigte ingesteldheid, diplomasie, emosionele intelligensie en integriteit. Selfvertroue om op alle vlakke binne en buite die Universiteit te skakel.
- Hoëvlak-organisatoriese vaardighede, met inbegrip van beplanning, prioritisering, koördinering enom veelvoudige take op een slag uit te voer.
- Die vermoë om veranderende werksvereistes en wisselende werksladings te hanteer.
- Aanleg vir probleemoplossing, kritiese denke en die diplomatiese hantering van konfliksituasies.
- Die vermoë om onafhanklik te werk met ‘n hoë mate van vertroulikheid, met klem op akkuraatheid en noukeurigheid in take.
- Gevorderde vaardigheid in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook), asook ervaring met administratiewe en finansiële stelsels. Ervaring met dagboek- en reisbestuur.
- Buigsaamheid om aan te pas by veranderende werksvereistes en die bereidwilligheid om sporadiese onreëlmatige ure te werk.
- Sterk vermoë om samewerkend binne ‘n span en doeltreffend oor die organisasie heen te werk.
- Die vermoë om veelvuldige take te bestuur, sperdatums na te kom en akkuraatheid onder druk te handhaaf.
Recommendation/Aanbeveling
- Bachelor’s degree.
- Five years’ relevant secretarial and / or administrative experience at management level.
- Baccalaureusgraad.
- Vyf jaar se toepaslike sekretariële en/of administratiewe ervaring op bestuursvlak.
Title: Coordinator: Office of the Deputy Registrar: Academic Administration
Company: Stellenbosch University
Location: Stellenbosch
