Overview
Assistant Jobs in Tripoli, Tripoli, Libya at Masarat Fintech
Title: Assistant
Company: Masarat Fintech
Location: Tripoli, Tripoli, Libya
الوصف الوظيفي:
يعتبر السكرتير من أهم الوظائف التي تساهم في تنظيم وإدارة الأعمال اليومية في أي شركة. يقوم السكرتير بمهام متنوعة تشمل الإجابة على المكالمات الهاتفية، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة البريد الإلكتروني، وغيرها من المهام الإدارية الضرورية لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.
المهام الرئيسية:
المهام اليومية:
1. متابعة البريد الشخصي وبريد مدير الادارة بشكل يومي والاطلاع على مستجدات العمل وتدوبنها.
2. ترتيب الاعمال اليومية لمدير الادارة بما يشمل الاجتماعات الداخلية والخارجية.
3. متابعه مهام الاقسام ومتابعة نسب إنجازها.
4. متابعة المهام المشتركة مع باقي الادارات وإحالة وضع المهام لمدير الادارة أولا بأول.
5. إعداد المراسلات.
6. متابعة مشاكل ونواقص موظفي الادارة وإحالتها للإدارات ذات الاختصاص.
7. متابعه حضور وغياب وأذونات الخروج للموظفين وإحالتها لمنسقة شؤون الموظفين.
8. تجهيز وتنسيق رحلات عمل مدير الادارة التجارية.
المهام الأسبوعية:
1. الاجتماع الاسبوعي مع رؤساء الاقسام.
2. متابعة الفواتير الواردة والصادرة من وإلى الادارة مع الادارات والاقسام المختصة.
3. متابعه التقارير الاسبوعية الواردة من قسم المبيعات.
4. متابعة تكليفات إجتماعات مدراء الادارات.
المهام الشهرية
1. إستلام ومراجعة التقارير الشهرية وإحالتها للمصارف ولمصرف ليبيا المركزي عبر البريد.
2. تجيهز طلبية كروت الدفع المسبق (للموظفين) وإحالتها للإدارة المالية.
المهام الربع سنوية:
1. إستلام ومراجعة التقارير الربع سنوية وإحالتها للمصارف.
المؤهل العلمي :
• دبلوم
المجال التعليمي:
• السكرتارية والأعمال المكتبية
الكفاءات السلوكية:
• العمل الجماعي
• المثابرة
• منظمة
• تحقيق الأهداف/النتائج
• تطوير الذات
المزايا الفنية:
• تنظيم الاجتماعات الخاصة
• توثيق الاستلام والتسليم
• تحرير حزمة البرامج
• تصنيف الوثائق
مهارات ومؤهلات السكرتارية
• تنظيم المواعيد والأولويات
• إعداد التقارير التجارية والإدارية
• السرية والأمانة والتعامل باحترافية مع العقود، الأسعار، والمعلومات التنافسية الحساسة
• مهارات التواصل
• صياغة المراسلات باللغتين العربية والإنجليزية بمهارة
• إدارة اللوجستيات من تنظيم رحلات العمل، المؤتمرات، وتجهيز الملفات قبل الاجتماعات
• الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية
• القدرة على العمل بكفاءة ضمن الفريق
• إجادة استخدام أجهزة الكمبيوتر وبرامج مايكروسوفت لإنجاز مهام العمل
• القدرة على كتابة التقارير المطلوبة
• مهارات البحث للوصول إلى البيانات والمعلومات المطلوبة في العمل
• التطوير المستمر ومتابعة التطورات في عالم التكنولوجيا لإتقان استخدام الإلكترونيات الحديثة
• المهارات التنظيمية لإدارة وتنظيم العمل بكفاءة
• مهارات التواصل لتسيير العمل والتعامل الجيد مع العملاء
• مهارات الإدارة الجيدة
• القدرة على التفاوض مع الآخرين
• المرونة في العمل لمواكبة المتغيرات المختلفة التي تواجه ظروف العمل
• مهارات التخطيط لضمان تنفيذ المهام وتحديد الأولويات وتقييم الأداء في النهاية
• امتلاك القدرة على حل المشكلات التي تعيق العمل بثبات وفعالية
• القدرة على العمل تحت الضغط لتحمل الضغوط التي تنشأ أثناء العمل
• التمتع
بشخصية قوية ومظهر أنيق يناسب العمل
• الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمل